メイルがスケジュール管理のためにつかわれていることは，よく知られている． Outlook などにはそれを支援するための機能がくみこまれている． しかし，このような機能は十分ではないし，標準化されていないのでメイラーをかえるとつかいつづけることができなくなる． メイル・ワークフローにおいては，より強固な基盤を確立する必要がある．
スケジュール管理機能に関しては，従来のメイラーがもつ機能とくらべて，メイル・ワークフローはつぎのような利点がある (べきである)．
- 従来のメイラーにおいてはメイルの内容をひもづけするべき日付はユーザが手入力する必要があった． これに対してメイル・ワークフローにおいては，日付にタグをつけることによって，それを自動的にひもづけすることができる．
- 締切管理も自動化することができる．
- 会議システムや会議室予約システムなど，他のシステムとの自動連携が可能である．
